Grabar reuniones a través de Microsoft Teams se ha convertido en una práctica habitual en muchas empresas.
Sin embargo, lo que puede parecer una acción rutinaria e inocua puede derivar en una infracción grave en materia de protección de datos si no se gestiona con la debida diligencia.
Una reciente resolución de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lo ilustra con claridad.
¿Qué ocurrió en el caso analizado?
Una empresa celebró una reunión de comité por videoconferencia a través de Microsoft Teams. Durante la misma se grabó la sesión, con imagen y voz de todos los participantes, informándoles de que la grabación se realizaba para gestiones legales internas del comité. Los asistentes prestaron su consentimiento para esa finalidad concreta.
El problema surgió con posterioridad: la empresa utilizó esa misma grabación como acta de la reunión y la facilitó a terceros ajenos al comité, sin haber informado previamente a los participantes ni haber obtenido su consentimiento para esos nuevos usos.
¿Cuál es el problema jurídico de fondo?
La AEPD es tajante en su análisis: el consentimiento obtenido era válido exclusivamente para la finalidad declarada —gestión interna del comité—, pero no para usos distintos y posteriores.
Este es el núcleo de la cuestión, porque el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) exige que el consentimiento sea libre, específico, informado e inequívoco. Cuando se modifica la finalidad del tratamiento —por ejemplo, usando la grabación como acta o compartiéndola con terceros— es necesario contar con una nueva base de legitimación. En este caso, esa base no existía.
¿Qué concluyó la AEPD?
La Agencia determinó que existía base legal para grabar la reunión, pero no para utilizarla como acta ni para comunicarla a terceros. El resultado fue la apreciación de una vulneración del artículo 6.1 del RGPD, relativo a la licitud del tratamiento.
La resolución subraya además un principio que conviene tener muy presente: el consentimiento debe prestarse para cada una de las finalidades del tratamiento, y no de forma genérica. La sanción inicial fue de 5.000 euros, que con las reducciones aplicables por reconocimiento de los hechos y pago voluntario quedó en 3.000 euros.
¿Por qué esta resolución afecta a tu empresa?
Porque las prácticas sancionadas son extraordinariamente habituales: grabar reuniones "por si acaso", compartir grabaciones con terceros, utilizar la grabación como sustituto de un acta formal o no definir con claridad los usos antes de comenzar a grabar. Todo ello es frecuente en el día a día de muchas organizaciones y, como muestra esta resolución, puede ser objeto de sanción.
¿Qué deben hacer las empresas?
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