Recientemente la Dirección General de Tributos ha reconocido que las facturas recibidas por e-mail en formato PDF son válidas, aunque no lleven firma digital y, por tanto, permiten deducir el IVA soportado.
En efecto, según establece la Ley del IVA, para que una factura otorgue el derecho a la deducción del IVA a su destinatario es preciso que la factura recibida cumplan todos y cada uno de los requisitos formales exigidos en el artículo 97 de la LIVA. De ahí la importancia de que las facturas electrónicas recibidas sean válidas y cumplan con todos los requisitos formales.
Pues bien, para que una factura electrónica sea válida, el Reglamento de Facturación exige que el emisor garantice, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación, la integridad de su contenido y su legibilidad. Estos requisitos quedan garantizados cuando en la emisión de la factura electrónica se emplee alguna de las siguientes formas: firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos EDI, o un sistema similar autorizado por Hacienda.
Por tanto, el Reglamento de Facturación no establece de forma expresa que el envío de las facturas por e-mail en formato PDF y sin firma digital garantice la integridad y legibilidad de la factura.
Sin embargo, la Dirección General de Tributos, en su consulta vinculante núm. V2891-18 de 8 de noviembre de 2018, acaba de confirmar que las facturas recibidas por e-mail, también son válidas y permiten deducir el IVA soportado, sin que para ello sea necesario que dicho documento lleve una firma digital.
En cualquier caso, como en cualquier otro tipo de factura, es necesario que tanto el emisor de la factura en PDF sin firma digital como su destinatario garanticen, eligiendo libremente el modo de hacerlo, la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas. A este respecto, la Directiva comunitaria cita tres ejemplos de procedimientos o tecnologías que permiten garantizar dichos aspectos: controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable, sistemas avanzados de firma electrónica y EDI.
En el supuesto de las facturas electrónicas en PDF sin firma digital, se podrá garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas estableciendo unos controles de gestión que permitan crear una pista de auditoria fiable que conecte la factura con la entrega de bienes o prestación de servicios.
Estos controles de gestión son bastante sencillos, pues bastará con establecer un sistema que permita verificar la conexión de la factura con la orden de compra, el albarán y la orden de pago. Asimismo, la pista de auditoria creada será fiable si se conservan juntos el pedido, los documentos de transporte y la factura.
Entendemos que este pronunciamiento de Tributos, al despejar las dudas existentes sobre los requisitos que deben reunir las facturas electrónicas, ayudará a incentivar y popularizar el uso de este tipo de facturas.
