A pesar de la obligación de todos los empresarios, como norma general, de legalizar los libros contables y societarios dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio social (artículo 26 y siguientes del Código de Comercio y artículo 329 del Reglamento del Registro Mercantil), son muchos los que se abstienen de hacerlo bien por razones de confidencialidad de determinados aspectos de la gestión empresarial bien porque no se ha estipulado ningún tipo de régimen sancionador por su falta de legalización o por el incumplimiento del plazo.
Respecto a las razones de confidencialidad, es necesario recordar que los ficheros que contengan los libros remitidos telemáticamente para su legalización, en tanto que ficheros temporales presentados con la única finalidad de llevar a cabo su legalización, serán objeto de borrado inmediato una vez que el registrador haya expedido la certificación de legalización. El Registrador mercantil sólo podrá emitir publicidad formal sobre si se ha practicado o denegado la legalización de los libros, pero nunca sobre el contenido de los mismos (Instrucción de 1 de julio de 2015, de la DGRN).
No es posible la conservación en el Registro Mercantil de un ejemplar o copia de los ficheros presentados a legalización, por lo que las empresas deberán conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalizar.
Además, cuando interese al empresario por razones de mayor confidencialidad y de seguridad de los archivos, podrá encriptar los ficheros de manera que su contenido resulte inaccesible al personal del Registro, generándose una clave secreta que el interesado deberá custodiar.
Por lo tanto, en ningún caso la legalización significa una publicidad de la contabilidad, de las Actas o de los socios de una sociedad, sino que el Registrador únicamente conserva el “hash” o algoritmo generado por el fichero al objeto de que pueda acreditarse, incluso en juicio, que el libro se legalizó en cierta fecha.
Respecto a la falta de existencia de un régimen sancionador por la falta de legalización de los libros, si bien es cierto que no existe una sanción económica, la legalización de los libros tiene valor probatorio internamente y frente a terceros, organismos públicos y tribunales. Si los libros no han sido legalizados, su contenido carece de valor probatorio.
El incumplimiento de esta obligación es responsabilidad del órgano de administración y traslada a éste la carga de la prueba respecto de una falta de diligencia y prudencia debida, y puede tener incidencia en la calificación culpable en un concurso de acreedores.
Por todo ello, aconsejamos la legalización en tiempo y forma de los libros societarios y contables, no sólo porqué estamos ante una obligación legal sino también para que los mismos tengan valor probatorio ante los tribunales y/o organismos públicos.
Mireia Pairó
Abogada JDA/SFAI
