Tal y como indica la Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de los Registros y del Notariado sobre la legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, todo empresario o sociedad debe presentar los libros obligatorios para su legalización, en soporte electrónico y por vía telemática, tras su cumplimiento.
El plazo para la legalización de libros es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social, esto es, si el ejercicio coincide con el año natural, cerrado a 31 de diciembre, el último día para legalizar los libros será el 30 de abril del año siguiente. En el caso de los ejercicios cerrados a 31 de diciembre de 2016, el último día para legalizar los libros se traslada excepcionalmente este ejercicio al 2 de mayo siguiente al ser festivos los dos días anteriores.
Si la sociedad tuviera un ejercicio económico no coincidente con el año natural, habiendo cerrado su ejercicio, por ejemplo, el 30 de noviembre del año 2016, el 31 de marzo de este año 2017 es la fecha límite para legalizar telemáticamente los libros.
Recordemos que en concreto, la Ley 14/2013 establece que “todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de Actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil, después de su cumplimentación, en soporte electrónico”.
Con independencia de los plazos referidos en los párrafos anteriores, los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalles de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador, sin perjuicio de que en el libro de Actas de todo el ejercicio se vuelvan a incluir nuevamente y de forma obligatoria estas actas ya presentadas.
La normativa fiscal establece importantes efectos probatorios a la contabilidad correctamente legalizada, de ahí la importancia de resolver este trámite en forma y plazo.
Xavier Valls
