Desde la antigüedad los mercaderes y empresarios han tenido la necesidad de controlar y cuantificar las posesiones de sus negocios y empresas dando origen a la contabilidad. La contabilidad se originó como una necesidad para poder tener el control de las mercancías y las finanzas. De esta manera, la definición moderna de contabilidad nos dice que debería mostrar una foto de la Empresa en una fecha determinada. Es decir, una herramienta para saber cuáles son nuestros activos o derechos (de cuánto dinero disponemos, cuánto dinero nos deben nuestros clientes, qué inversiones tenemos, etc.) y cuáles son nuestros pasivos u obligaciones (cuánto dinero debemos a los proveedores, a las administraciones o cuáles son nuestras deudas), en definitiva, una herramienta para obtener los estados financieros de nuestra Sociedad.
Una tendencia que cada vez estamos viendo más a menudo desde el área de Outsourcing de BDO es la aparición de una contabilidad de mínimos que podemos definir como Low Cost. Esta contabilidad no se centra en registrar la imagen real de la Sociedad sino en cumplir con los requisitos mínimos para cumplir con las obligaciones fiscales y mercantiles (pagar impuestos y presentar cuentas anuales). Por ejemplo, se contabilizan las facturas para poder preparar y presentar las declaraciones de IVA pero no se hace ningún seguimiento de algunas partes fundamentales de una contabilidad de calidad como pueden ser analizar los saldos de los proveedores y clientes, preparar las conciliaciones bancarias (comprobar que lo que tenemos en el banco es lo mismo que tenemos en la contabilidad), contabilizar las amortizaciones del inmovilizado de la Sociedad (registrar la pérdida de valor de nuestros activos), controlar los préstamos concedidos o solicitados por la Sociedad (distinguir entre la deuda a largo y corto plazo y registrar el devengo de intereses), dotar provisiones para gastos y contingencias o contabilizar las periodificaciones de gastos e ingresos. Con el tiempo, descuidar estas áreas fundamentales que son parte de un cierre contable, provoca que se acumulen errores contables y conlleva a la obtención de unos estados financieros que se alejan preocupantemente de la realidad.
Otro riesgo de esta contabilidad de mínimos surge con el Impuesto de Sociedades. La Sociedad debe pagar un porcentaje sobre su beneficio pero al no tener correctamente reflejado en los estados financieros la situación real de la Sociedad el importe de las pérdidas o ganancias puede estar distorsionado, poniendo a la Sociedad en un riesgo fiscal que puede finalizar con inspecciones por parte de la Agencia Tributaria y sanciones económicas significativas.
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