El principio de delegación es uno de los pilares esenciales para que una organización sea eficiente, efectiva y pueda crecer. Pero esta máxima, tan lógica como necesaria, a menudo resulta difícil de aplicar cuando hablamos de pequeñas y medianas empresas, y especialmente cuando éstas tienen un marcado carácter familiar.
En el caso de muchas pymes, el socio-fundador (es decir, el jefe o dueño) suele hacer hace de todo. Es lo que se denomina como hombre ‘orquesta’ (en inglés, ´one-man band´). Todas las tareas, tanto estratégicas como ejecutivas y de supervisión han de pasar obligatoriamente por él pues la propia idiosincrasia empresarial viene establecida por su persona. Es cierto que, por regla general, su visión y esfuerzo son los factores que determinan inicialmente el éxito del negocio.
Pero a medida que la empresa va creciendo, tanto en facturación como en número de trabajadores, se hace indispensable delegar para que el máximo responsable de la organización pueda concentrarse en funciones de dirección y estrategia. En una gran cantidad de ocasiones no se delega y los servicios recurrentes y que no son propios del negocio, se subcontratan como es el caso de la asesoría fiscal, la parte de IT, etc. Sin embargo la delegación debe hacerse en las áreas que son propias de la actividad de la Pyme.
Es imprescindible que delegue para centrarse en otras responsabilidades que sí han de pasar irremediablemente por su persona, pero habitualmente no lo hace por costumbre, desconfianza y falta de cultura empresarial.
Razones por las que no es tan fácil delegar
Hay varias razones que explican este comportamiento, el cual termina afectando el desarrollo futuro de la empresa. Por un lado, el dueño continúa considerando que solo él puede resolver todos los asuntos, independientemente de su importancia. Ello se debe, mayormente, a que no confía en la capacidad de decisión de sus empleados, en su mayoría familiares y amigos por las características de la empresa.
Otra razón es que, para delegar autoridad y responsabilidades, hay que tener los controles correspondientes y saber exactamente lo que se está delegando para no dejar nunca de tener una visión global y un conocimiento aproximado (sino exhaustivo) de todo lo que está aconteciendo en la organización empresarial.
Las empresas familiares no solo desempeñan un papel vital como pilar de la economía local, sino que gracias a su agilidad, flexibilidad y conocimiento del mercado (tanto del producto que ofrecen como de los hábitos del consumidor más próximo) consiguen sobrevivir en tiempos difíciles. Sin embargo, llegan a un punto donde se produce un conflicto de intereses que resulta inevitable: pues la necesidad de continuar creciendo y la resistencia del dueño en delegar conlleva una situación crítica de incompatibilidad, provocando una incertidumbre e improvisación que terminan pasando factura a la empresa. En suma: redistribuir responsabilidades y aumentar el número de empleados, sin delegar autoridad, empeora la situación creando duplicación, confusión y desencanto.
La Delegación de autoridad debería implementarse conjuntamente con el ajuste de otros factores interdependientes, tales como relaciones de subordinación, rendición de cuentas, coordinación, etc. Debería hacerse después que se haya realizado un análisis estratégico de la firma que también incluya un mejor y más acertado diseño del tipo de organización para alcanzar los objetivos y estrategia propuestos.
Los Consejos de Gestión
En este sentido, la creación de un consejo de gestión puede ser una buena herramienta para canalizar y materializar todos estos cambios. Para que el consejo de gestión consiga implementar los cambios mencionados es indispensable en primer lugar el apoyo irreversible de los dueños y, no menos importante: Que su composición incluya, además de aquellos, a un miembro destacado del equipo operacional y a un consultor de estrategia externo.
Todo ello para lograr dos objetivos a corto plazo: Llevar a cabo un análisis estratégico de la firma e inculcar el hábito de pensar y actualizarse, es decir, modificar progresivamente la cultura empresarial. Ese es el camino. Ahora hace falta recorrerlo.
Gonzalo de Anta
