De acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital, los administradores de las sociedades están obligados a elaborar las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio social, que si no se estipula otra fecha en los estatutos de la sociedad termina el 31 de diciembre de cada año.
Dentro de sus obligaciones está el convocar la junta general ordinaria en los seis primeros meses de cada ejercicio -normalmente antes de finalizar el mes de junio-, para aprobar las cuentas anuales del ejercicio anterior, censurar la gestión social y resolver sobre la aplicación del resultado.
Una vez formuladas, dentro de los seis meses posteriores al cierre, dichas cuentas tienen que ser sometidas a la aprobación por parte de la junta general de las empresas.
En este sentido, la presentación de las cuentas para su depósito en el Registro Mercantil estará dentro del plazo reglamentario si se presentan dentro del mes siguiente a la fecha de celebración de la Junta en la que se aprueban.
Las sociedades que no presenten en plazo las cuentasno podrán inscribir en el Registro Mercantil ningún documento referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista (excepto el cese del administrador, una revocación de poderes, la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores). Esto implica que no podrán nombrar administradores ni otorgar poderes hasta que no estén depositadas las cuentas.
Asimismo, el cierre del Registro Mercantil impedirá a terceros conocer la situación financiera de la sociedad, lo que provocará que se presuma que existen complicaciones económicas o de gestión de la misma.
Las sanciones administrativas pueden ir desde los 1.200 hasta los 60.000 euros. En el caso de que la facturación anual de la sociedad o, en su caso, del grupo de sociedades, sea superior a 6.000.000 euros, el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.
Cuando se constate que existe una causa legal para que la sociedad se disuelva y los administradores no actúen diligentemente en el plazo de dos meses, tendrán que responder solidariamente con su propio patrimonio por las deudas de la sociedad y, consecuentemente, se perderá la responsabilidad limitada.
En este sentido, es importante que las empresas presenten las cuentas dentro del plazo legal, si no quiere ser sancionada. Además del perjuicio económico que puede suponer la sanción, no hay que olvidar el alcance que puede tener en la reputación de la empresa, ya que el cierre del Registro Mercantil impide a los terceros conocer la situación financiera de la sociedad, produciendo a efectos legales la presunción para los acreedores o terceros de la existencia de complicaciones económicas o de gestión de la sociedad.
No obstante lo anterior, si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la junta general, el cierre registral podría evitarse siempre y cuando esta circunstancia se acreditara con certificación del órgano de administración expresando la causa de la falta de aprobación. Si esta situación persiste, se deberá presentar la certificación cada 6 meses.
