Las dietas y el kilometraje en el IRPF de los autónomos

El tratamiento fiscal en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (I.R.P.F) de las dietas y gastos de viaje es un tema que genera polémica y dificultades para el empresario autónomo. El motivo, es que suele equipararse al que reciben los trabajadores asalariados en sus nóminas. Según el artículo 9 del Reglamento del I.R.P.F, no tributan determinadas cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de desplazamiento, manutención y estancia del trabajador que se desplaza fuera del centro de trabajo. Para ello deben reunir ciertas condiciones y límites que se especifican en el Reglamento. Así pues, esta normativa solo es aplicable a los trabajadores asalariados, y no puede acogerse a ella el autónomo que factura a sus clientes. Por tanto, la problemática con los autónomos se centra en si los gastos de dietas y kilometraje (y que posiblemente repercuta al cliente) se consideran fiscalmente deducibles.

Antes de analizar los dos tipos de gastos, se debe tener en cuenta los requisitos para que un desembolso económico (pago) sea gasto deducible fiscalmente: (i) deben estar “afectos” a la actividad económica (ii) convenientemente justificados mediante facturas (iii) registrados contablemente en sus correspondientes libros de gasto e inversiones.

En relación a las DIETAS: el criterio que está siguiendo la administración, es que deben estar exigidos para el desarrollo de la actividad. Que exista una correlación de ingresos y gastos, teniendo en cuenta el importe individual de los gastos, de manera que aquellos que sean excesivos pueden considerarse no deducibles. Además, toma como cuantías orientativas e intenta asimilar al concepto de deducibilidad de la actividad, los importes que se regulan en el artículo 9 del Reglamento I.R.P.F.

Y por lo que respecta al KILOMETRAJE: serán deducibles en la medida en que el vehículo se encuentra afecto de forma exclusiva a la actividad económica, así como que el mismo resulta necesario para la obtención de los ingresos. ¿Y cómo se demuestra? Como indica generalmente la administración: “…con todos los medios de prueba admitidos en Derecho”. La dificultad que supone acreditar su afectación en exclusiva, lleva al autónomo a desplegar una labor de pruebas que puede ser determinante a la hora de admitir dicho gasto. A efectos probatorios que convienen, podemos enumerar determinadas circunstancias como, por ejemplo: modelo de vehículo, justificación de los lugares y fechas visitados con motivo del desplazamiento…etc.

David López

Área Fiscal de JDA/SFAI.