Los administradores de la sociedad están obligados a elaborar las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio social, que si no se estipula otra fecha en los estatutos de la sociedad termina el 31 de diciembre de cada año.
También dentro de las obligaciones de los administradores está el convocar la junta general ordinaria en los seis primeros meses de cada ejercicio -normalmente antes de finalizar el mes de junio-, para aprobar las cuentas anuales del ejercicio anterior, censurar la gestión social y resolver sobre la aplicación del resultado.
Igualmente, es obligación de las empresas darle publicidad a las cuentas anuales, mediante el depósito en el Registro Mercantil en el que esté inscrita la sociedad.
¿Qué ocurre si los administradores incumplen sus obligaciones respecto a las cuentas anuales?
El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar las cuentas, dentro del plazo establecido, dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad, mientras el incumplimiento persista.
Además, el incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas, puede dar lugar a la imposición a la sociedad, de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el ICAC, según la dimensión de la sociedad infractora, así como a la pérdida de la responsabilidad limitada de la sociedad, contra el órgano de administración.
El sujeto pasivo de la sanción administrativa es la propia sociedad y no los administradores, como podría suponerse, ya que son aquéllos los obligados a depositar las cuentas.
El plazo de prescripción de las infracciones es de tres años. El cómputo del plazo de prescripción de la multa (que no del cierre registral) debe entenderse que comienza al día siguiente del transcurso del mes para el depósito de los administradores de las cuentas anuales.
Por otra parte, la alteración "significativa" de las cuentas anuales que supongan una modificación de la realidad patrimonial de la sociedad, en perjuicio de la propia sociedad o de terceros, pueden derivar en penas privativas de libertad y multa para los administradores según tipifica el código penal en su artículo 290.
