Una de las dudas que con más frecuencia surgen en las empresas tiene que ver con el plazo de tiempo durante el que debemos conservar nuestra documentación contable. La conservación de esta documentación contable es obligatoria tanto para autónomos como para empresas. Y además, se ha de conservar incluso a pesar del cese de la actividad.
La documentación se habrá de conservar en papel o en formato electrónico siempre que se pueda garantizar su autenticidad en cuanto a origen, legalidad y contenido. Por otro lado, Hacienda debe tener acceso a ellos, por lo que será necesario conservar las facturas en su soporte original por si Hacienda requiere la presentación de las facturas originales.
PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Al incluir esta documentación los asientos contables de cada año, tendremos en nuestra posición un gran volumen de apuntes contables documentales. Entre ellos, encontramos nóminas, recibos, facturas, extractos, registros y declaraciones de impuestos, libros auxiliares de contabilidad… Y, en función del tipo de documento del que estemos hablando, el tiempo que deberemos conservarlo variará.
- Las infracciones tributarias prescriben tras cuatro años a contabilizar desde que finalice la fecha reglamentaria de presentación de la autoliquidación.
- Los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes relativos al negocio empresarial deben conservarse obligatoriamente durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros.
- Los delitos fiscales prescriben tras cinco años computables desde la fecha de finalización de presentación de la autoliquidación
- Los delitos fiscales agravados prescriben tras los diez años desde que son cometidos.
- Se deben conservar las facturas y justificantes de adquisición de activos fijos durante su vida útil y, además, durante los cuatro años posteriores.
- Se permite la inspección de comprobación de pérdidas de compensación de bases imponibles negativas en el Impuesto de Sociedades hasta los diez años siguientes a que hayan sido generadas. Por tanto, será precisa la conservación de los soportes documentales que justifican los créditos fiscales durante un plazo de diez años. Esto es así ya que, en caso contrario, la inspección denegará su aplicación a la liquidación. Además, una vez transcurridos esos diez años, el contribuyente habrá de acreditar obligatoriamente el importe de las bases negativas que pretende compensar. Y, para ello, habrá de exhibir la liquidación y la contabilidad, acreditando que se haya realizado el depósito en el Registro Mercantil.
- Ciertos tipos delictivos llevan aparejada la responsabilidad penal de las personas jurídicas. Ejemplos de ello son las insolvencias punibles, los daños informáticos, el delito contra la intimidad y el allanamiento informático, la estafa, el blanqueo de capitales, los delitos contra el medio ambiente, el cohecho o el tráfico de influencias, entre otros. Y el plazo de prescripción para ellos varía según la pena máxima para cada uno. Por ello, el plazo puede oscilar entre los cinco y los veinte años. Es conveniente conservar la documentación que pueda ayudarnos en la defensa de un juicio hipotético para cada uno de estos delitos hasta su prescripción.
