Hace dos meses, Bill Gates dijo en una conferencia en Washington que muchos trabajos desaparecerán en 20 años y serán remplazados por tecnología. El augurio no tendría más trascendencia si no viniera precedido por un estudio, que publicó The Economist en enero (The Future of Jobs) en el que se situaba a los contables como la segunda profesión con más posibilidades de desaparecer en las próximas dos décadas.
Superado el shock que supone la noticia para los que vivimos de la contabilidad, lo cierto es que atendiendo a la complejidad normativa e interpretativa de las normas contables está más que garantizada la continuidad de la profesión. Sin embargo, no es menos cierto, que somos los propios contables los que a veces retrasamos inconscientemente la incorporación de tecnología en los procesos contables y administrativos. Una tecnología que supondría ahorro inmediato y una mejora en la fiabilidad de la información financiera.
En el día a día, los empresarios están focalizados en mejorar y automatizar la producción (y no la contabilidad) y, a su vez, los contables, directores financieros y similares, estamos obsesionados en cerrar el mes, el trimestre o el año, pagar, cobrar y renovar pólizas. En algunos casos, impera la cultura del alto rendimiento aparente: estar muy ocupados sin poder, ni a veces querer, dedicar tiempo a lo que es importante aunque no sea urgente.
Sin perjuicio de la comprensible resistencia al cambio, el desconocimiento del potencial de ahorro es el principal motivo que retrasa las mejoras en el área de administración. Todavía hoy, en los despachos de Administración y Finanzas, las cosas se hacen como siempre se han hecho porque nadie se plantea si hay una mejor forma de hacerlas. Es más, a veces, las organizaciones crean circuitos y protocolos sin sentido para justificar más volumen de trabajo.
En este contexto, es básico, como mínimo, conocer y comprender las medidas que se pueden adoptar para optimizar el área de administración de una compañía y que en BDO dividimos en tres áreas:
1. Implementación de tecnologías de automatización de procesos administrativos: digitalización de pedidos, albaranes y demás documentos, OCR (Optical Character Recognition) para la lectura de facturas y otros documentos, facturación electrónica, volcado automático de apuntes bancarios y diseño de modelos de integración con el resto de plataformas tecnológicas de la empresa. La gestión de estos procesos en Cloud Computing ha hecho más asequibles todas estas tecnologías y en muchos casos son sorprendentes los beneficios que se pueden obtener a corto plazo.
2. La estandarización de sistemas de reporting permite integrar de forma rápida, fiable y automática la información de las distintas áreas de una empresa. La reconversión de determinados empleados procesadores de datos a analistas de información o controllers que puedan participar en la gestión de la empresa es un reto que requiere de una base muy fiable de información financiera de calidad.
3. Por último, es necesario plantearse la administración de una empresa como una unidad de negocio que presta servicios a la propia empresa. Este planteamiento debe implicar un análisis en el que se compare el coste interno con el coste de externalizar el servicio. La externalización de procesos de backoffice, de registro de asientos contables, de tax compliance o de nóminas son ejemplos en los que es muy habitual obtener ahorros inmediatos accediendo a un personal más cualificado y actualizado. Un paso más allá de la externalización ordinaria es la creación de un Centro de Servicios Compartidos (externo o interno) capaz de homogeneizar y optimizar procesos de varios centros de negocios e incluso de varios países. El Centro de Servicios Compartidos es siempre un sistema necesariamente más eficiente que el modelo de administración replicada en cada línea de negocio.
En resumidas cuentas, la visión del área de administración como una parte de la empresa en la que no se pueden implementar mejoras no está justificada. La tecnología de automatización existente, la flexibilidad del outsourcing y la posibilidad de organizarse a través de un Centro de Servicios Compartidos son medidas con un gran potencial de ahorro y eficiencia.
Durante los próximos años veremos cómo se avanza a pasos agigantados en la automatización de la contabilidad, inevitablemente las empresas automatizarán sus circuitos contables y administrativos a la vez que la profesión de contable se irá redefiniendo pero sin llegar, nunca, a desaparecer.
